Praca zdalna w Polsce – nowe przepisy w Kodeksie Pracy 2023 

W poprzednim artykule wskazaliśmy, że wśród największych zmian na rynku pracy w 2023 roku będzie m.in. wprowadzenie nowych przepisów do Kodeksu Pracy, regulujących pracę zdalną. W dniu 7 kwietnia wejdą w życie nowe zasady, które bez wątpienia będą kształtować nowe prawa i obowiązki zarówno pracowników, jak i pracodawców. Jeśli chcesz przygotować się na nadchodzące zmiany, to koniecznie przeczytaj nasz nowy artykuł blogowy. Serdecznie zapraszamy do lektury!  

Polscy pracownicy chętnie korzystają z pracy zdalnej 

Pandemia wywołana wirusem Covid-19 w 2020 roku na całym świecie to wydarzenie, które zostanie zapamiętane przez każdego z nas na bardzo długo. Dwa lata temu zmieniła się nasza rzeczywistość w wielu dziedzinach, w tym na rynku pracy. Wielu pracodawców zdecydowało się na wprowadzenie pracy zdalnej, aby ograniczyć możliwość transmisji wirusa Covid-19.  

Z perspektywy czasu wielu ekspertów wskazuje, że dzięki historycznemu przejściu pracowników na home office na szeroką skalę, można obecnie obserwować zmiany w ich preferencjach, dotyczących sposobu realizacji obowiązków zawodowych.  

Chociaż praca zdalna jeszcze dwa lata temu stanowiła rozwiązanie wobec zagrożenia w postaci Covid-19, obecnie jest udogodnieniem w wielu firmach. Pracownicy chętnie z niego korzystają, ponieważ generuje oszczędność czasu i pieniędzy, którą musieliby poświęcić na dojazdy do miejsca pracy.  

Słuszność powyższej tezy potwierdzają wyniki badań zrealizowanych przez portal Pracuj.pl w I kwartale 2022 roku, które objęły ponad 1800 osób. Spośród respondentów, aż 35% stanowiły te osoby, które do tej pory pracują zdalnie lub hybrydowo. Co więcej, 91% z tej grupy deklaruje chęć dalszego stosowania wymienionych modeli pracy.  

Skłanianie się ku home office nie dotyczy jedynie pracowników. Pracodawcy również dostrzegają pozytywy, wynikające z pracy poza firmą, dlatego planują dopuścić taki model pracy w kolejnych latach.  

Do takich wniosków doszła firma Deloitte po przeprowadzeniu badań na przełomie sierpnia i września w 2022 roku. Próba badawcza objęła 820 respondentów, reprezentujących różne firmy z całego świata. Wyniki wskazały, że blisko 80% odpowiadających otwarcie przyznało, że będą kontynuować tryb pracy zdalnej lub hybrydowej w swojej firmie.  

Kontynuację nowych modeli realizowania zawodu rzeczywiście widać na rynku pracy. W Polsce wśród licznych ofert pracy dużą część stanowią te, które pozwalają pełnić obowiązki służbowe w trybie zdalnym lub hybrydowym. Powodem jest to, że umożliwienie home office dla pracodawców wiąże się z dostępem do dużo większej puli kandydatów.   

Jak widać, przyjęcie na stałe nowych modeli pełnienia obowiązków zawodowych jest akceptowane zarówno przez pracowników, jak i pracodawców. Z pewnością nowe preferencje firmy, dotyczące realizowania zadań służbowych będą bodźcem do uregulowania home office w wielu krajach.  

W Polsce regulacja zagadnienia pracy zdalnej jest już wdrażana. Od 7 kwietnia br. wejdą w życie nowe przepisy w Kodeksie Pracy, które będą regulować kwestię pracy zdalnej na polskim rynku pracy.  

Jakie prawa i obowiązki nakładają na pracodawcę nowe przepisy w zakresie pracy zdalnej? 

Nowe przepisy, znajdujące się w Kodeksie pracy pozwolą legalnie uregulować kwestię pracy zdalnej w organizacji firmy. Pracodawca będzie miał możliwość określić zasady home office w formie porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi (art. 67 (20) KP) lub bezpośrednio z pracownikiem (art. 67 (19) KP) przy zawieraniu umowy o pracę lub w trakcie jego zatrudnienia.  

Pracodawca, chcąc doprecyzować i wdrożyć wewnętrzne regulacje w swojej organizacji będzie musiał doprecyzować: 

• grupę pracowników, którzy zostaną objęci pracą zdalną; 

• warunki pokrywania kosztów związanych z pracą zdalną uwzględniające też np. zużycie energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych; 

• zasady przyznawania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu; 

• sposobu potwierdzania obecności pracownika na stanowisku pracy; 

• zasady, pozwalające kontrolować pracowników pracujących w trybie zdalnym; 

• zasady, dzięki którym możliwa będzie kontrola w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy; 

• zasady instalacji oprogramowania i zapewniania niezbędnych narzędzi do wykonywania przez pracownika obowiązków zawodowych w przypadku pracy zdalnej. 

W ramach nowych przepisów pracodawca będzie miał prawo skierować pracownika na home office. Pracodawca będzie mógł wydać polecenie służbowe dotyczące przejścia na pracę zdalną w przypadku obowiązującego w kraju stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemiologicznego lub stanu epidemii, a także na okres 3 miesięcy po odwołaniu wymienionych sytuacji.  

Co więcej, pracodawca wraz z nowymi przepisami otrzymuje możliwość skierowania pracownika na home office, gdy nie jest w stanie w danej chwili zapewnić mu bezpiecznych pod względem higieny warunków pracy. 

Większość firm wprowadziła już jednak możliwość home office w czasie pandemii. Dlatego nowe przepisy w Kodeksie pracy, regulujące pracę zdalną nie powinny być traktowane przez pryzmat praw i obowiązków, lecz jako podstawę prawną do realizowania działań wewnątrz struktury.  

Nowe regulacje pracy zdalnej w Kodeksie Pracy ułatwią wykonanie audytu rozwiązań przyjętych już wcześniej w strukturze firmy. Precyzując, nowa podstawa prawna pozwoli zidentyfikować słuszność i efektywność wcześniej wprowadzonych rozwiązań, a także określić potrzeby pracowników i kolejne kroki, które są konieczne do przygotowania  i wdrożenia.  

Praca zdalna regulowana w Kodeksie pracy – prawa i obowiązki pracowników 

Już za dosłownie kilka dni na podstawie nowych przepisów pracownik sam będzie mógł wnioskować o wykonywanie pracy w formie zdalnej. Pracodawca będzie musiał pozytywnie rozpatrzyć prośbę pracownika w przypadku gdy: 

• pracownica będzie w ciąży; 

• pracownik wychowuje dziecko do 4 roku życia; 

• pracownik opiekuje się niepełnosprawnym członkiem rodziny; 

• pracownik, potwierdzi za pomocą orzeczenia, że jego dziecko potrzebuje odpowiednich warunków do kształcenia specjalnego.  

Pracownik będzie mógł przejść na pracę zdalną, gdy: 

• wskaże miejsce wykonywania pracy zdalnej; 

• uzyska zgodę na przejście na pracę zdalną od pracodawcy; 

• potwierdzi zapewnienie sobie odpowiednich warunków do pełnienia obowiązków w trybie zdalnym; 

• zobowiąże się do bieżącego informowania pracodawcy w przypadku zmiany formy pracy; 

• zdeklaruje zapoznanie się z zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy; 

• zobowiąże się do przekazywania informacji na temat czynności zawodowych za pomocą środków, pozwalających na bezpośrednią komunikację na odległość.  

Po wejściu w życie nowych przepisów pracownicy będą mogli skorzystać z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. W ciągu roku pracownik na umowie o pracę będzie mógł skorzystać z takiego prawa przez 24 dni w roku kalendarzowym.  

W praktyce pracownik będzie mógł poprosić pracodawcę o home office w nagłych przypadkach, wymagających obecności w domu, jednak takich, które pozwolą na pełne wykonywanie czynności zawodowych.  

Chociaż nowe przepisy dają ogromne możliwości pracownikom, to określają przypadki zawodowe, które nie pozwolą przejść na pracę zdalną. Pełnienie obowiązków w domu nie będzie możliwe, jeśli praca: 

• jest szczególnie niebezpieczna; 

• jest powiązana z czynnikami chemicznymi, które stwarzają zagrożenie życia; 

• przekracza normy czynników fizycznych dla pomieszczeń mieszkalnych; 

• jest powiązana z wydzielaniem szkodliwych lub radioaktywnych substancji.  

Uregulowane prawo pracy zdalnej – czy to kolejne wyzwanie dla managera? 

Kodeks Pracy rozszerzony o nowe przepisy związane z home office, z pewnością wpłynie na zachowania pracowników. Osoby, które jak dotąd chętnie pracowały w domu w czasie pandemii, z miłą chęcią będą egzekwować nowe przepisy. Dodatkowo, część pracowników, którzy byli zwolennikami wyłącznie pracy stacjonarnej, być może zmieni swoje nastawienie i będzie korzystać na przykład z tzw. okazjonalnej pracy zdalnej. 

Idące zmiany na rynku pracy z pewnością tworzą nowe wyzwania dla osób zarządzających. Managerowie przyzwyczajeni do tej pory do pracy w trybie stacjonarnym będą musieli utrzymać mobilizację pracowników i dbać o poprawne wykonywanie zadań w odpowiednim czasie nie mając ich (mówiąc kolokwialnie) na oku. Aby spełnić takie założenia, osoby zarządzające zespołami powinny: 

• przekazywać jasne informacje, czego konkretnie oczekują od pracownika, który przejdzie na tryb zdalny; 

• wdrożyć rozwiązania, pozwalające otrzymywać informacje zwrotne na temat postępów w zakresie obowiązków zawodowych od pracownika, przebywającego na home office; 

• wprowadzać szereg działań, dzięki którym pracownik poczuje się zadbany, pomimo pełnienia obowiązków z dala od miejsca pracy; 

• pamiętać o zapewnieniu niezbędnych narzędzi do pełnienia obowiązków zawodowych w domu; 

• systematycznie egzekwować i rozliczać zadania, 

• przeszkolić pracownika przed przejściem na tryb zdalny w zakresie organizacji pracy i zarządzania czasem; 

• korzystać z dostępnych form komunikacji, takich jak wideokonferencje, rozmowy telefoniczne czy szybkie feedbacki, realizowane za pomocą komunikatorów.  

Już za chwilę tryb zdalny zostanie w pełni unormowany na polskim rynku pracy. Jeśli szukasz satysfakcjonującej pracy, w której pracodawca pozwala na realizowanie obowiązków zawodowych w trybie hybrydowym, to koniecznie zapoznaj się z naszymi najnowszymi ofertami pracy. W Landoor znajdziesz wymarzoną pracę, którą będziesz realizować w trybie, jaki jest dla Ciebie najlepszy.